Wir arbeiten mit DOMUS. Geht das überhaupt?

Ja. Wir arbeiten mit den Schnittstellen, Exporten und Datenbanken, die Ihre Verwaltungssoftware bietet. Im Erstgespräch klären wir, welche Anbindung für Ihren Fall die sauberste ist.

Was passiert mit Mieter- und Eigentümerdaten?

Sie bleiben in Ihrer Umgebung. Wir kopieren keine Daten zu uns, verpflichten uns schriftlich zur Vertraulichkeit und schließen einen AV-Vertrag. Auf Wunsch läuft alles ausschließlich auf EU-Servern.

Wir haben schon ein Mieterportal. Was bringt das zusätzlich?

Ein Portal sammelt Anfragen, bearbeitet sie aber nicht. Wir bauen die Abläufe dahinter: sortieren, beauftragen, prüfen, nachhalten. Wir starten mit dem einen Ablauf, der am meisten kostet, und sagen Ihnen vorher, ob es sich rechnet.

Wie lange dauert es bis zum ersten System?

Das erste System ist meist nach zwei bis vier Wochen im Einsatz. Wir starten mit einem Ablauf, etwa Mieteranfragen, und bauen erst weiter, wenn er im Alltag hält.

Für WEG- und Mietverwaltungen mit 200–3.000 Einheiten

Mehr Objekte. Weniger Zettelwirtschaft.

In Hausverwaltungen geht ein großer Teil der Woche für Mieteranfragen, Handwerkeraufträge, Rechnungsprüfung und Abrechnungen drauf. Wir bauen Systeme, die diese Arbeit erledigen, innerhalb Ihrer Verwaltungssoftware und unter Ihrer Kontrolle.

Erstgespräch für Hausverwaltungen

01Der Druck

Was den Verwaltungsalltag heute bestimmt

Mieter und Eigentümer erwarten Antworten am selben Tag, per Telefon, E-Mail und App

Qualifizierte Objektbetreuer sind kaum zu finden, die Einheiten je Mitarbeitendem steigen

WEG-Reform, Zertifizierung und Weiterbildungspflicht erhöhen die Anforderungen

Betriebskosten- und Jahresabrechnungen hängen an hunderten Belegen und Kontoumsätzen

Verwaltungssoftware, Postfach, Banking und Handwerker sind nicht miteinander verbunden

02Anbindung

Wir bauen in die Systeme, die Sie schon nutzen

Keine neue Plattform, kein weiteres Login. Das System sitzt zwischen Ihrer Verwaltungssoftware, Ihrem Portal und Ihrem Banking und verbindet sie.

DOMUSHaufe PowerHausimmoware24KarthagocasaviFaciliooEBICS & Online-BankingMicrosoft 365

Genannte Produkte sind Marken der jeweiligen Anbieter. Es besteht keine Partnerschaft.

03Was wir bauen

Sechs Systeme, die in Hausverwaltungen am meisten Zeit freisetzen

Jedes davon starten wir einzeln, als abgeschlossenes Projekt zum Festpreis. Sie sehen nach wenigen Wochen, ob es trägt.

Anfragen sortieren

Anfragen von Mietern und Eigentümern per E-Mail, Portal oder Telefonnotiz werden nach Anliegen und Objekt sortiert und als Vorgang angelegt. Der Objektbetreuer entscheidet, wie es weitergeht.

Instandhaltung & Handwerkeraufträge

Aus einer Schadensmeldung mit Fotos entsteht ein Auftragsentwurf für den passenden Handwerker, mit Objektdaten und Zugangsinfos. Beauftragt wird nach Ihrer Freigabe, der Status bleibt je Vorgang sichtbar.

Rechnungsprüfung & Freigabe

Handwerker- und Versorgerrechnungen werden ausgelesen, Objekt und Auftrag zugeordnet und gegen das Angebot geprüft. Nach Ihrer Freigabe gehen sie zur Zahlung und Buchung in Ihre Verwaltungssoftware.

Bankabgleich & Belege für die Abrechnung

Kontoumsätze werden Mietern, Eigentümern und Kostenarten zugeordnet, fehlende Belege je Objekt gemeldet. Jahres- und Betriebskostenabrechnung erstellt und prüft weiterhin Ihr Team.

Eigentümerversammlung vorbereiten

Einladungen, Tagesordnung und Vollmachten entstehen aus den Objektdaten, Protokollentwürfe aus Ihren Notizen. Beschlüsse gehen in die Beschluss-Sammlung, sobald Sie das Protokoll freigegeben haben.

Verwaltungs-Reporting

Offene Vorgänge, Handwerkerstatus, Rückstände und Abrechnungsstand je Objekt auf einen Blick, aus den Primärdaten statt aus Excel-Exporten.

04Datenschutz & Verwalterpflichten

Compliance ist Architektur, kein Add-on

Wir behaupten keine Zertifikate. Wir bauen so, dass die Anforderungen an Hausverwaltungen technisch eingehalten werden, und legen offen, wie.

DSGVO & Auftragsverarbeitung

AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Hosting in der EU, Zugriff nur auf die Objekte und Daten, die ein Ablauf braucht. Mieter- und Eigentümerdaten werden nicht zu uns kopiert.

WEG, Mietrecht & Betriebskostenverordnung

Die Abläufe sind auf Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung nach § 28 WEG, die Beschluss-Sammlung und die Abrechnungsfristen im Mietrecht ausgelegt. Jeder Schritt wird protokolliert und bleibt nachvollziehbar.

Keine Entscheidungen durch Software

Kein System, das wir bauen, entscheidet über Umlagen, Mängel oder Beschlüsse. Es erfasst, ordnet zu, erinnert und bereitet vor. Die Entscheidung bleibt bei Ihren Verwaltern.

Ihr Code, Ihre Infrastruktur

Betrieb in Ihrer Umgebung. Quellcode und Dokumentation gehen bei Abschluss an Sie. Kein Abo, keine Abhängigkeit.

05Unsere Zusagen

Woran Sie uns messen können

Keine Floskeln, sondern konkrete Versprechen.

Festpreis pro Projekt

Sie wissen vor dem Start, was es kostet. Kein Stundensatz-Blindflug, keine Überraschung auf der Rechnung.

Ihr Code, Ihre Daten

Was wir bauen, gehört Ihnen. Quellcode, Infrastruktur und Dokumentation gehen bei Abschluss an Sie. Betrieb in Ihrer Umgebung, DSGVO-konform.

Ein fester Ansprechpartner

Sie arbeiten mit Jan und einem kleinen, festen Team. Keine wechselnden Account-Manager, kein Ticket-System.

Wir betreiben weiter

Nach dem Go-Live verschwinden wir nicht: Monitoring, Wartung und Weiterentwicklung gehören dazu.

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