So läuft ein Automatisierungsprojekt in der Kanzlei ab

Ein Projekt hat sechs Phasen: Prozess-Check, Angebot mit Festpreis, Bau, Test mit echten Fällen, Übergabe und Betrieb. Jede Phase endet mit einem Ergebnis, auf dessen Grundlage Sie über den nächsten Schritt entscheiden.

Das erste System ist meist nach zwei bis vier Wochen im Einsatz. Größere Vorhaben, etwa die Ablösung eines Altsystems, werden in Etappen geplant, damit die Kanzlei früh etwas davon hat.

Im Prozess-Check sehen wir uns zwei Wochen lang Ihre Abläufe an, messen, wo Zeit verloren geht, und liefern eine priorisierte Liste mit Aufwand und Nutzen. Dazu gehört auch die Aussage, dass sich ein Ablauf nicht lohnt.

Der Prozess-Check kostet einen Festpreis, der auf ein späteres Projekt angerechnet wird. Die Liste gehört Ihnen, auch wenn Sie danach kein Projekt beauftragen.

Das Angebot beschreibt ein abgegrenztes System: welcher Ablauf automatisiert wird, welche Systeme angebunden werden, wo ein Mensch freigibt, was ausdrücklich nicht dazugehört und woran die Abnahme gemessen wird. Umfang und Preis stehen schriftlich fest, bevor gebaut wird. Unterschätzen wir den Aufwand, tragen wir das, nicht Sie.

Rechtlich ist ein solches Projekt in der Regel als Werkvertrag angelegt. Nach § 631 BGB wird der Unternehmer zur Herstellung des versprochenen Werkes verpflichtet, der Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung; Gegenstand kann auch ein durch Arbeit herbeizuführender Erfolg sein. Das macht die Leistungsbeschreibung zum wichtigsten Teil des Angebots: Was dort nicht steht, ist nicht geschuldet. Wie Ihr konkreter Vertrag einzuordnen ist, hängt von seinem Inhalt ab; dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.

Die Kanzlei stellt einen festen Ansprechpartner, die nötigen Zugänge und ausgewählte Testfälle und trifft die fachlichen Entscheidungen, etwa wer was freigibt. Technisch vorbereiten müssen Sie nichts.

Gebaut wird in Ihrer Umgebung und an Ihren vorhandenen Werkzeugen, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Bevor wir Zugang erhalten, werden die Verträge geschlossen: eine Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform nach § 43e Abs. 3 BRAO und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Wir erhalten nur den Zugriff, der für die Leistung erforderlich ist, und kopieren keine Mandantendaten zu uns.

Getestet wird mit echten Fällen aus Ihrer Kanzlei, und abgenommen wird gegen die Kriterien aus dem Angebot. Erst wenn das System diese Fälle korrekt vorbereitet und jeder Prüfschritt greift, ist es fertig.

Im Test läuft das System an ausgewählten Fällen, die Ihr Team parallel wie gewohnt bearbeitet. Abweichungen werden mit dem konkreten Fall dokumentiert und behoben. Dabei zeigt sich auch, ob die Regeln für Sonderfälle stimmen, etwa dass eine mögliche Kollision nie automatisch eine Akte anlegt und eine unklare Zustellung markiert statt berechnet wird.

Für die Abnahme gilt beim Werkvertrag § 640 BGB: Der Besteller ist verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen, und kann die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigern. Setzt der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist, gilt das Werk nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen, wenn der Besteller nicht innerhalb der Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Nach § 641 Abs. 1 Satz 1 BGB ist die Vergütung bei der Abnahme zu entrichten.

Nach der Abnahme bleiben die Rechte bei Mängeln aus § 634 BGB, vor allem die Nacherfüllung. Kennen Sie einen Mangel bei der Abnahme, behalten Sie sich Ihre Rechte ausdrücklich vor; § 640 Abs. 3 BGB verlangt diesen Vorbehalt.

Bei der Übergabe erhält die Kanzlei Quellcode, Infrastruktur und Dokumentation; das System läuft in Ihrer Umgebung. Dazu gehören eine Beschreibung des Ablaufs, der Anbindungen und der Prüfschritte sowie eine Einweisung für Ihr Team.

Danach beginnt der Betrieb. In der monatlichen Betreuung überwachen, warten und erweitern wir das System, mit vereinbarten Reaktionszeiten und einem Ansprechpartner, der es kennt. Ändern sich Ihre Abläufe, ändern wir das System mit, im Rahmen der Betreuung oder als kleines Folgeprojekt zum Festpreis.

Anders als der Bau zielt die Betreuung auf laufende Leistungen statt auf ein einzelnes Werk. § 611 BGB beschreibt den Dienstvertrag als Verpflichtung zur Leistung der versprochenen Dienste gegen die vereinbarte Vergütung; wie ein Betreuungsvertrag im Einzelfall einzuordnen ist, hängt von seinem Inhalt ab. Weil Code und Dokumentation bei Ihnen liegen, kann auch ein anderer Entwickler den Betrieb übernehmen.

Starten Sie noch nicht, wenn niemand in der Kanzlei Zeit für Rückfragen, Testfälle und die Abnahme hat, denn ohne Ansprechpartner entsteht ein System an Ihrem Alltag vorbei.

Ebenso wenig lohnt sich ein Projekt für Abläufe, die nur zweimal im Jahr vorkommen, oder für einen Ablauf, der heute schon nicht funktioniert: Den bringen wir erst in Ordnung. Und wenn Software fachliche oder rechtliche Entscheidungen treffen soll oder die komplette Digitalisierung bis nächste Woche erwartet wird, passen wir nicht zusammen. Genau diese Fragen klärt der Prozess-Check, bevor Geld in einen Bau fließt.