Individualsoftware, Standardsoftware oder Zapier/Make?

Die Wahl hängt weniger von der Kanzleigröße ab als vom einzelnen Ablauf: wie oft er vorkommt, welche Daten er berührt und wie viele Systeme er verbindet. Eine Kanzlei nutzt deshalb oft zwei Wege nebeneinander.

Standardsoftware passt, wenn ein Hersteller den Ablauf bereits als Funktion anbietet und Sie Ihren Ablauf daran anpassen können. Zapier oder Make passen für einfache Verbindungen zwischen verbreiteten Cloud-Diensten, bei denen keine Mandatsgeheimnisse durch die Plattform laufen. Individualsoftware passt, wenn der Ablauf so nur in Ihrer Kanzlei existiert, Fachsoftware, E-Mail und Kalender verbindet oder die Verarbeitung in Ihrer eigenen Umgebung bleiben muss.

Ein typisches Bild: Die Kanzleisoftware bleibt das führende System, eine schlanke Eigenentwicklung verbindet sie mit Posteingang und Kalender, und eine No-Code-Plattform übernimmt allenfalls Randaufgaben wie die Anmeldung zu einem Newsletter.

Die Matrix vergleicht die drei Wege nach fünf Kriterien: Volumen, Datenstandort, Wartung, Abhängigkeit und Eigentum. Kein Weg gewinnt in allen Zeilen, entscheidend ist, welches Kriterium für den konkreten Ablauf am schwersten wiegt.

Zapier oder Make reichen, wenn ein Ablauf einfach ist, überschaubar oft läuft und keine Mandatsgeheimnisse über die Plattform laufen. Beispiele sind Kalendereinladungen, interne Benachrichtigungen ohne Akteninhalt oder die Übernahme einer Newsletter-Anmeldung.

Beide Plattformen rechnen nach Verbrauch ab. Bei Zapier zählt jede erfolgreich erledigte Arbeitseinheit als Task; der kostenlose Tarif enthält laut Preisseite 100 Tasks pro Monat und nur zweistufige Abläufe. Make zählt jede Modul-Aktion als Credit; der kostenlose Tarif enthält 1.000 Credits pro Monat mit einem Mindestabstand von 15 Minuten zwischen zwei Durchläufen. Beide Angaben entsprechen den Preisseiten vom 24.09.2026.

Grenzen zeigen sich bei Abläufen mit vielen Verzweigungen, bei Fachsoftware ohne fertigen Konnektor und bei steigendem Volumen, weil jede zusätzliche Aktion Tasks oder Credits verbraucht. Rechnen Sie deshalb vor dem Start mit dem erwarteten Monatsvolumen, nicht mit dem Testbetrieb.

Zapier hostet Daten laut eigener Datenschutzseite auf AWS-Servern in den USA und unterstützt keine ausschließliche Speicherung in der EU. Make nennt auf seiner Preisseite AWS-Hosting in der EU oder in Nordamerika.

Zapier ist nach eigenen Angaben unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sein Auftragsverarbeitungsvertrag enthält Standardvertragsklauseln. Daten im Zapier-Konto werden laut Zapier zwischen 29 und 69 Tagen gespeichert; in den Tarifen Company und Enterprise lässt sich eine Aufbewahrung von 7 bis 30 Tagen einstellen. Zapier unterzeichnet nach eigener Aussage keine Auftragsverarbeitungsverträge anderer Unternehmen. Make gehört zu Celonis; Celonis Inc. ist laut Make für das Data Privacy Framework registriert, für Unterauftragsverarbeiter in Ländern ohne Angemessenheitsbeschluss nennt Make Standardvertragsklauseln.

Für eine Kanzlei kommen zwei Prüfungen hinzu. Datenschutzrechtlich braucht jede Übermittlung in ein Drittland eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO. Berufsrechtlich verlangt § 43e BRAO für jeden Dienstleister, der Zugang zu Mandatsgeheimnissen erhält, einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht und, bei Leistungen im Ausland, einen vergleichbaren Geheimnisschutz. Ob die Standardverträge einer Plattform das abdecken, müssen Sie selbst oder mit rechtlicher Beratung prüfen; dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.

Standardsoftware ist die richtige Wahl, wenn ein Produkt den Ablauf bereits abdeckt und Ihre Kanzlei bereit ist, sich an seine Logik anzupassen. Dann ist sie meist der schnellste und günstigste Weg, weil Entwicklung und Pflege auf viele Kunden verteilt sind.

Prüfen Sie zuerst, was Ihre vorhandene Kanzleisoftware schon kann. Viele Anfragen nach Automatisierung lösen sich durch ein nicht genutztes Modul oder eine bessere Einrichtung. Die Kehrseite: Sie sind von der Produktplanung des Herstellers abhängig, und Sonderwünsche lassen sich oft nicht umsetzen.

Individualsoftware lohnt sich, wenn ein wiederkehrender Ablauf kanzleispezifisch ist, mehrere Systeme verbindet und Mandatsdaten berührt, die in Ihrer eigenen Umgebung bleiben sollen. Sie kostet vorab mehr, dafür bestimmen Sie Datenweg, Prüfschritte und Weiterentwicklung selbst.

Entscheidend ist das Eigentum. Computerprogramme sind nach § 69a UrhG urheberrechtlich geschützt, und nach § 69c UrhG hat der Rechtsinhaber das ausschließliche Recht zur Vervielfältigung und Bearbeitung. Regeln Sie deshalb im Vertrag, dass Sie Quellcode, Dokumentation und die Rechte zur Nutzung und Änderung erhalten. Sonst bleibt Individualsoftware eine Abhängigkeit, nur mit anderem Namen.

Individualsoftware ist die falsche Wahl für Abläufe, die nur zweimal im Jahr vorkommen, und für Abläufe, die heute schon nicht funktionieren: Diese bringen Sie erst in Ordnung, dann automatisieren Sie. Sie braucht außerdem Betrieb und Wartung; wer das nicht einplant, hat nach einem Jahr ein System, das niemand mehr anfasst.

Elevate Consulting baut in die Systeme, die Ihre Kanzlei schon nutzt, und neu nur, was es nicht gibt oder was mit Standardsoftware teurer wäre. Umfang und Festpreis stehen schriftlich fest, bevor gebaut wird, und Quellcode, Infrastruktur und Dokumentation gehen an Sie.