Mandantenaufnahme automatisieren, mit Kollisionsprüfung

Eine automatisierte Mandantenaufnahme hat fünf Schritte: Eingang erfassen, Angaben erkennen, Kollisionen suchen, Freigabe durch einen Berufsträger und erst dann Aktenanlage mit Mandatsunterlagen.

Der Unterschied zur Handarbeit liegt in den ersten drei Schritten. Heute tippt meist eine Fachangestellte Namen und Anschrift aus einer E-Mail ab, sucht im Adressbestand und legt einen Zettel für den Anwalt hin. Ein System übernimmt das Abtippen und die Suche, legt dem Anwalt aber einen begründeten Vorschlag vor, statt selbst zu entscheiden. Ein möglicher Konflikt eröffnet nie automatisch eine Akte.

§ 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO untersagt die Tätigkeit, wenn der Anwalt einen anderen Mandanten in derselben Rechtssache bereits im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat.

Das Verbot gilt nach Satz 2 auch für Anwälte, die den Beruf gemeinschaftlich mit dem ausgeschlossenen Anwalt ausüben, und bleibt nach Satz 3 bestehen, wenn dieser die Kanzlei verlässt. Nach Satz 4 entfällt die Erstreckung, wenn die betroffenen Mandanten nach umfassender Information in Textform zugestimmt haben und geeignete Vorkehrungen die Verschwiegenheit sichern. Satz 6 erlaubt, für die Prüfung erforderliche Tatsachen einem Rechtsanwalt auch ohne Einwilligung des Mandanten zu offenbaren.

§ 3 BORA ergänzt das: Wer erkennt, dass er entgegen § 43a Abs. 4 bis 6 BRAO tätig geworden ist, muss die Mandantschaft unverzüglich informieren und alle Mandate in derselben Rechtssache beenden (Abs. 2). Eine Bürogemeinschaft ist keine gemeinschaftliche Berufsausübung im Sinne von Satz 2 (Abs. 3). Bei Befreiung nach Satz 4 verlangt Abs. 4 unter anderem, den wechselseitigen Zugriff auf Papierakten, elektronische Daten und das beA auszuschließen und die Vorkehrungen zu dokumentieren. Das ist eine Zusammenfassung der Normen, keine Rechtsberatung.

Software kann Kandidaten finden, Treffer begründen und die Entscheidung protokollieren; sie kann nicht beurteilen, ob es sich um dieselbe Rechtssache handelt oder die Interessen widerstreiten.

Beides sind rechtliche Wertungen. Ein Namensabgleich findet außerdem nur, was erfasst ist: Wurden in Altakten Gegner oder weitere Beteiligte nicht als Adresse angelegt, gibt es für die Suche nichts zu finden. Deshalb gehört zu jedem Projekt ein Blick auf die Datenqualität im Bestand, bevor man sich auf ein „kein Treffer“ verlässt.

Das Formular sollte alle Personen erfassen, die für die Kollisionsprüfung zählen, also neben dem Mandanten auch Gegner und weitere Beteiligte, dazu Sachverhalt, Rechtsgebiet und bekannte Daten.

Fehlt der Gegner im Formular, fehlt er in der Prüfung. Daten, die der Mandant nennt, etwa wann ein Bescheid oder eine Kündigung zugegangen ist, übernimmt das System als Hinweis und markiert sie für den Anwalt. Eine Frist berechnet es daraus nicht, solange das Zustelldatum unklar ist.

Geht es um Geschäfte, bei denen Anwälte nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG Verpflichtete sind, etwa Kauf und Verkauf von Immobilien oder Gründung von Gesellschaften, kann das Formular dies abfragen und die Akte für die geldwäscherechtlichen Pflichten markieren.

Nach der Freigabe legt das System Akte und Adressen an und erzeugt Entwürfe der Mandatsunterlagen, die der Berufsträger prüft, bevor etwas an den Mandanten geht.

Zwei Vorschriften lassen sich in Vorlagen fest verankern. § 49b Abs. 5 BRAO verlangt, vor Übernahme des Auftrags darauf hinzuweisen, wenn sich die Gebühren nach dem Gegenstandswert richten. § 3a Abs. 1 RVG verlangt für eine Vergütungsvereinbarung Textform, eine Bezeichnung als Vergütungsvereinbarung oder vergleichbar, eine deutliche Absetzung von anderen Vereinbarungen und einen Hinweis zur begrenzten Kostenerstattung; in der Vollmacht darf sie nicht stehen.

Eine Vorlage kann diese Bausteine erzwingen und den Versand protokollieren. Über Höhe und Art der Vergütung entscheidet weiterhin die Kanzlei.

Beide Hersteller bieten ein Online-Aufnahmeformular für die Kanzleiwebsite, dessen Angaben in die Kanzleisoftware übernommen werden; das deckt den Weg über die Website ab, nicht E-Mail und Telefon.

RA-MICRO beschreibt das Online-Mandat (OMA) als kostenlosen Service, der auf der Kanzleihomepage eingebunden wird; die Daten werden an die Kanzleisoftware gesandt und für die Anlage von Mandant oder Fall verarbeitet. Laut RA-MICRO-Wiki läuft der Eingang über ein OMA-Mailkonto im E-Workflow, das Programm erkennt, ob eine Anschrift schon vorhanden ist, und die Daten lassen sich bei der Anlage korrigieren.

stp Advoware nennt im Factsheet zur Premium-Edition die digitale Mandatsannahme (diMa) für die Website, deren Angaben automatisch importiert und per Klick angenommen werden, sowie eine Standard-Kollisionsprüfung per Klick. Wie die Hersteller Schreibvarianten behandeln und ob Treffer begründet werden, sagen die geöffneten Unterlagen nicht. Ein eigenes System lohnt sich vor allem für Anfragen per E-Mail und Telefon und für ein nachvollziehbares Prüfprotokoll.

Sie lohnt sich nicht, wenn nur wenige neue Mandate im Monat kommen, das Formular Ihrer Kanzleisoftware schon reicht oder der Adressbestand so unsauber ist, dass jeder Abgleich unzuverlässig wäre.

Im letzten Fall kommt zuerst die Bereinigung: doppelte Adressen zusammenführen, Gegner in Altakten nachtragen, Schreibweisen vereinheitlichen. Auf einen Ablauf, der heute nicht funktioniert, bauen wir keine Automatisierung. Ob es sich rechnet, klärt ein zweiwöchiger Prozess-Check zum Festpreis, der auf ein späteres Projekt angerechnet wird.